Datenschutzerklärung für InkassoPilot

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Internetangebots und der von Huth Cooperation selbst verantworteten Verarbeitungsvorgänge ist:

Huth Cooperation
Inhaber: Sebastian Huth
Möwenweg 6A
12683 Berlin
Deutschland

E-Mail: kontakt@inkassopilot.de

2. Allgemeines

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, ob Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, ein Benutzerkonto erstellen oder InkassoPilot als Nutzer verwenden.

3. Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seiten,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• Referrer-URL,
• technische Informationen des verwendeten Endgeräts.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Hosting und technische Infrastruktur

Die Website und die technische Infrastruktur von InkassoPilot werden auf Servern der STRATO GmbH betrieben.

Auch die geschäftliche E-Mail-Kommunikation von Huth Cooperation wird über die technische Infrastruktur von STRATO abgewickelt.

Im Rahmen der technischen Bereitstellung können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Soweit STRATO als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die innerhalb von InkassoPilot verwendete Datenbank befindet sich auf der für den Betrieb der Plattform verwendeten Serverinfrastruktur.

Hostinganbieter:
STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Kontaktdaten,
• Inhalt der Anfrage,
• freiwillig übermittelte Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Art der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Benutzerkonten

Für die Nutzung von InkassoPilot ist je nach Funktionsumfang ein Benutzerkonto erforderlich.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Unternehmenszugehörigkeit,
• Zugangsdaten,
• Rollen und Berechtigungen,
• technische Protokolldaten,
• Kontoeinstellungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos und zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Kunden- und Akteninhalte

InkassoPilot ermöglicht seinen Nutzern unter anderem die technische Verwaltung von:

• Forderungen,
• Schuldnerinformationen,
• Akten,
• Dokumenten,
• Zahlungsinformationen,
• Kommunikationsinformationen,
• Bearbeitungsständen.

Die konkreten Daten werden durch den jeweiligen Kunden in die Plattform eingegeben.

Soweit ein Inkassounternehmen, eine Schuldnerberatung, eine Insolvenzberatung oder ein sonstiger Kunde über InkassoPilot personenbezogene Daten verarbeitet und über die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung entscheidet, ist dieser Kunde grundsätzlich der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Huth Cooperation stellt hierfür die technische Plattform bereit und verarbeitet die entsprechenden Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter.

Die Einzelheiten werden in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt.

8. Verschlüsselung der Kundenakten

Die innerhalb von InkassoPilot gespeicherten Datenbankeinträge werden mit AES-256-GCM verschlüsselt.

Die Verschlüsselung dient dem Schutz der Vertraulichkeit der gespeicherten Daten und soll insbesondere verhindern, dass die Inhalte der Datenbank bei einem unbefugten Zugriff auf die Datenbank unmittelbar im Klartext gelesen werden können.

Huth Cooperation hat als Betreiber der Plattform keinen regulären Zugriff auf die Inhalte der verschlüsselten Kundenakten.

9. Zugriff von Huth Cooperation auf Kundenakten

Huth Cooperation kann die Inhalte der verschlüsselten Kundenakten nicht bestimmungsgemäß im Klartext einsehen oder bearbeiten.

Die administrativen Funktionen von Huth Cooperation beschränken sich insbesondere auf technische Verwaltungsfunktionen wie:

• Verwaltung von Benutzerkonten,
• Freigabe von Benutzerzugängen,
• Sperrung von Benutzerzugängen,
• Löschung von Benutzerkonten,
• technische Administration der Plattform.

Diese Funktionen ermöglichen keinen regulären Zugriff auf die verschlüsselten Inhalte der Kundenakten.

10. Löschung von Benutzerkonten

Benutzer können ihre eigenen Kontodaten im Rahmen der hierfür vorgesehenen Funktionen verwalten bzw. die Löschung ihres Benutzerkontos veranlassen.

Die Löschung eines Benutzerkontos ist von der Löschung der innerhalb eines Kundenkontos bzw. einer Kundenakte gespeicherten Daten zu unterscheiden.

11. Löschung von Kundenakten

Personenbezogene Daten, die durch ein Inkassounternehmen oder einen anderen Kunden innerhalb von InkassoPilot verarbeitet werden, stehen grundsätzlich unter der Verantwortung des jeweiligen Kunden.

Entscheidungen über die Löschung, Berichtigung oder Änderung solcher Daten werden daher grundsätzlich durch den jeweils Verantwortlichen getroffen.

Huth Cooperation nimmt solche Änderungen oder Löschungen grundsätzlich nicht eigenständig vor.

Betroffenenanfragen hinsichtlich solcher Daten können an den jeweils Verantwortlichen weitergeleitet bzw. im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen technisch unterstützt werden.

Die Rechte betroffener Personen nach der DSGVO bleiben hiervon unberührt.

12. Berechtigungs- und Zugriffssystem

InkassoPilot verwendet ein rollen- und berechtigungsbasiertes Zugriffssystem.

Zugriffe auf Funktionen und Daten werden entsprechend den durch den jeweiligen Kunden vergebenen Berechtigungen gesteuert.

Benutzer können nur auf die für ihre jeweilige Rolle freigegebenen Bereiche zugreifen.

13. Protokollierung

Zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Verhinderung von Missbrauch können technische Vorgänge und sicherheitsrelevante Ereignisse protokolliert werden.

Hierzu können beispielsweise gehören:

• Benutzerkennung,
• Datum und Uhrzeit,
• IP-Adresse,
• technische Informationen,
• sicherheitsrelevante Ereignisse.

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Sicherheit und zum Schutz der Plattform.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. E-Mail-Kommunikation

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation wird die technische Infrastruktur von STRATO verwendet.

Dabei können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Inhalt und technische Versandinformationen verarbeitet werden.

15. Zahlungsabwicklung

Für die von Huth Cooperation angebotenen kostenpflichtigen Leistungen stehen folgende Zahlungsarten zur Verfügung:

• Überweisung
• SEPA-Lastschriftmandat

Bei Zahlung per Überweisung werden die für die Zuordnung und Verbuchung der Zahlung erforderlichen Informationen verarbeitet.

Bei Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats werden die hierfür erforderlichen Zahlungs- und Kontodaten verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name des Kontoinhabers,
• IBAN,
• BIC, soweit erforderlich,
• Mandatsreferenz,
• Zahlungsbetrag,
• Zahlungsdatum,
• Rechnungs- und Vertragsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags und zur Abwicklung der Zahlung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

16. Cookies und ähnliche Technologien

InkassoPilot verwendet, soweit technisch erforderlich, Cookies und vergleichbare Technologien zur Bereitstellung der gewünschten Funktionen.

Soweit eine Speicherung von Informationen auf dem Endgerät oder ein Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen nicht unbedingt erforderlich ist, wird – soweit gesetzlich erforderlich – vorher eine Einwilligung eingeholt.

Die Vorgaben des § 25 TDDDG bleiben unberührt.

17. Keine Analyse- und Werbedienste

Derzeit setzen wir auf InkassoPilot keine externen Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein.

18. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für Daten, die durch Kunden innerhalb von InkassoPilot verarbeitet werden, gelten ergänzend die zwischen Huth Cooperation und dem jeweiligen Kunden vereinbarten Lösch- und Aufbewahrungsregelungen.

Die Löschung von Daten in Kundenakten erfolgt grundsätzlich nach den Vorgaben des jeweiligen Verantwortlichen und unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

19. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit dies erforderlich ist, gegenüber folgenden Kategorien von Empfängern verarbeitet werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister,
• E-Mail-Dienstleister,
• Banken und Zahlungsdienstleister, soweit für Zahlungsabwicklung erforderlich,
• technische Dienstleister,
• sonstige vertraglich eingebundene Auftragsverarbeiter.

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende rechtliche Grundlage besteht.

20. Übermittlung in Drittländer

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO.

Soweit ausschließlich Dienste mit Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union eingesetzt werden, findet keine planmäßige Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt.

21. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an uns wenden:

E-Mail: kontakt@inkassopilot.de

22. Betroffenenrechte bei Daten eines Inkasso- oder Beratungskunden

Soweit sich eine Anfrage auf personenbezogene Daten bezieht, die ein Inkassounternehmen, eine Schuldnerberatung, eine Insolvenzberatung oder ein anderer Kunde innerhalb von InkassoPilot verarbeitet, kann der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sein.

In diesem Fall kann die Anfrage zur Bearbeitung an den jeweiligen Verantwortlichen weitergeleitet werden.

Huth Cooperation unterstützt den jeweiligen Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Möglichkeiten.

23. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

24. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO wird durch Huth Cooperation im Rahmen des beschriebenen Dienstes nicht getroffen.

25. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, technische Verfahren oder die von uns angebotenen Dienste ändern.

Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: 12.08.2026